એક્સેલમાં ડેટા કેવી રીતે સૉર્ટ અને ફિલ્ટર કરવો: સૌથી સંપૂર્ણ અને કાર્યક્ષમ ટ્યુટોરીયલ

આજકાલ, કામ પર અને શાળામાં, અને વ્યક્તિગત સંચાલન માટે પણ, એક્સેલમાં નિપુણતા મેળવવી લગભગ જરૂરી છે. ઘણીવાર, સેંકડો કે હજારો રેકોર્ડ ધરાવતી સ્પ્રેડશીટ્સ સાથે વ્યવહાર કરવાથી કોઈપણ સરળ ક્વેરી વાસ્તવિક ઓડિસીમાં ફેરવાઈ શકે છે. પરંતુ સદભાગ્યે, એક્સેલ તમારા ડેટાને મેનેજ કરવા માટે શક્તિશાળી અને ઉપયોગમાં સરળ સાધનો પ્રદાન કરે છે. ડેટા સૉર્ટ અને ફિલ્ટર કરો, માહિતીનું વિશ્લેષણ કરવાની તમારી રીતને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવી, નિર્ણય લેવાની ક્ષમતામાં સુધારો કરવો અને સામાન્ય રીતે તમારા જીવનને સરળ બનાવવું.

જો તમે અનંત સ્તંભો અને અનંત પંક્તિઓ વચ્ચે ખોવાઈ જાઓ છો, તો આ લેખ બધાને એકસાથે લાવે છે સૌથી ઉપયોગી તકનીકો અને યુક્તિઓ એક્સેલમાં ડેટાને અસરકારક રીતે ફિલ્ટર અને સૉર્ટ કેવી રીતે કરવો તે વિશે. અહીં તમને સ્પષ્ટ સમજૂતીઓ, વ્યવહારુ ઉદાહરણો અને તમારી જરૂરિયાતો માટે યોગ્ય પદ્ધતિ પસંદ કરવા માટેની ટિપ્સ મળશે, જેમાં મૂળભૂત કાર્યોનો ઉપયોગ અને અદ્યતન વિકલ્પો અને પીવટ કોષ્ટકોનું અન્વેષણ બંનેનો ઉપયોગ શામેલ છે. તમે જોશો કે ફક્ત થોડા ક્લિક્સથી, કોઈપણ સ્પ્રેડશીટ વધુ વ્યવસ્થિત બની જાય છે!

એક્સેલમાં ડેટા ફિલ્ટર અને સૉર્ટ કરવો શા માટે જરૂરી છે

જ્યારે તમારી પાસે મોટી માત્રામાં ડેટા હોય છે, ત્યારે ઉપયોગી માહિતી ઘણીવાર ઘણા અપ્રસ્તુત રેકોર્ડ્સમાં છુપાયેલી હોય છે. ડેટાને સૉર્ટ અને ફિલ્ટર કરો તે તમને પરવાનગી આપે છે ખરેખર શું મહત્વનું છે તે પ્રકાશિત કરો, જે તમને વલણોનું વિશ્લેષણ કરવામાં, ભૂલો ઓળખવામાં, પરિણામોની તુલના કરવામાં અથવા સમય બગાડ્યા વિના તમે જે શોધી રહ્યા છો તે શોધવામાં મદદ કરે છે.

સંબંધિત લેખ:

એક્સેલમાં SUM, AVERAGE, MAX અને MIN ફોર્મ્યુલાનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તેની સંપૂર્ણ માર્ગદર્શિકા

આ તકનીકોનો ઉપયોગ કરીને, તમે ફક્ત સમય બચાવશો નહીં, પરંતુ તમે એક પણ આપશો તમારા વિશ્લેષણમાં ગુણાત્મક છલાંગ. પેટર્ન ઓળખો અને વિશ્વસનીય તારણો કાઢો તે મોટે ભાગે તમે તમારા ડેટાને કેવી રીતે રજૂ કરો છો અને તેનું વિભાજન કરો છો તેના પર આધાર રાખે છે. અને, વધુમાં, તમે ખાતરી કરો છો કે તમે હંમેશા સચોટ માહિતી સાથે કામ કરી રહ્યા છો, મૂંઝવણ અને ભૂલોને ઓછી કરી રહ્યા છો.

ફાઇલ તૈયારી: ફિલ્ટરિંગ અથવા સૉર્ટિંગ પહેલાં માળખું અને ફોર્મેટ

સૉર્ટ અને ફિલ્ટર ટૂલ્સ યોગ્ય રીતે કાર્ય કરે છે તેની ખાતરી કરવા માટે, પ્રથમ વસ્તુ એ છે કે સ્પ્રેડશીટ તૈયાર કરો:

• સ્પષ્ટ મથાળાઓ: દરેક સ્તંભનું પ્રથમ હરોળમાં એક અનોખું નામ હોવું આવશ્યક છે.
• સુસંગત ડેટા: કોષ્ટકમાં ખાલી કોષો ટાળો, ખાસ કરીને હેડરો અને મહત્વપૂર્ણ રેકોર્ડ્સમાં.
• વધારાની પંક્તિઓ વગરની શ્રેણી: પસંદગીમાં ફક્ત ડેટા કોષ્ટકનો સમાવેશ થવો જોઈએ, જેમાં પેટાસરવાળો, કુલ સંખ્યાઓ અથવા ખાલી કોષોનો સમાવેશ ન કરવો જોઈએ જે શ્રેણીને તોડી શકે છે.
• એકસમાન ફોર્મેટ: જો તમારી પાસે તારીખો, ચલણ, ટેક્સ્ટ અથવા સંખ્યાઓ, ખાતરી કરો કે દરેક કૉલમમાં ફોર્મેટ સુસંગત છે.

આ મુદ્દાઓનું પાલન કરવામાં નિષ્ફળતા, એક્સેલ શ્રેણીનું ખોટું અર્થઘટન કરી શકે છે, જેના કારણે ડેટા ફિલ્ટર અને સૉર્ટ વગરનો રહે છે.

ફિલ્ટર્સ અને સોર્ટિંગને સ્ટેપ બાય સ્ટેપ કેવી રીતે સક્રિય કરવું

એક્સેલમાં ડિફોલ્ટ રૂપે રિબનમાંથી સુલભ ફિલ્ટર અને સૉર્ટ ફંક્શનનો સમાવેશ થાય છે.. આ મૂળભૂત પગલાં છે:

1. કોષ્ટક પસંદ કરો: તમારી ડેટા શ્રેણીમાં કોઈપણ કોષ પર ક્લિક કરો.
2. ફિલ્ટર્સ સક્રિય કરો: "ડેટા" ટેબ પર જાઓ અને "ફિલ્ટર" (ફનલ આઇકોન) પર ક્લિક કરો. તમને દરેક કોલમના હેડરમાં નાના ડ્રોપ-ડાઉન તીર દેખાશે.
3. માહિતી ફિલ્ટર કરો: તમે જે કોલમ દ્વારા ફિલ્ટર કરવા માંગો છો તેની બાજુમાં આપેલા તીર પર ક્લિક કરો. હવે તમે મૂલ્યો પસંદ અથવા નાપસંદ કરી શકો છો, ચોક્કસ ટેક્સ્ટ શોધી શકો છો, અથવા અદ્યતન માપદંડો લાગુ કરી શકો છો (જેમ કે "સમાવે છે," "આનાથી શરૂ થાય છે," "આનાથી મોટું," વગેરે).
4. ડેટા સૉર્ટ કરો: એ જ કોલમ એરોમાંથી, તમે ચડતા અથવા ઉતરતા ક્રમમાં સૉર્ટ કરવાનું પસંદ કરી શકો છો. આ તે માપદંડ (મૂળાક્ષરો, સંખ્યાત્મક, તારીખ દ્વારા, વગેરે) ના આધારે રેકોર્ડ્સને ફરીથી ક્રમ આપશે.
5. ફિલ્ટર્સ અને સૉર્ટિંગ રીસેટ કરો: જો તમે બધો ડેટા ફરીથી પ્રદર્શિત કરવા માંગતા હો, તો ફિલ્ટરમાં "બધા પસંદ કરો" પસંદ કરો અથવા ડેટા ટેબ પર "સૉર્ટ અને ફિલ્ટર" જૂથમાં "સાફ કરો" પર ક્લિક કરો.

તમારે હંમેશા આખા ટેબલને ફિલ્ટર અને સૉર્ટ કરવાની જરૂર નથી.તમે બહુવિધ કૉલમમાં બંને કાર્યોને જોડી શકો છો, એકસાથે વિવિધ માપદંડો લાગુ કરી શકો છો અને ખૂબ જ ચોક્કસ વિભાજન પ્રાપ્ત કરી શકો છો.

એડવાન્સ્ડ ફિલ્ટરિંગ: બહુવિધ કૉલમ અને કસ્ટમ ફિલ્ટર્સ

પેરા તમારી શોધને વધુ શુદ્ધ કરોએક્સેલ તમને એકસાથે બહુવિધ કૉલમનો ઉપયોગ કરીને ફિલ્ટર કરવાની મંજૂરી આપે છે. ઉદાહરણ તરીકે, તમે બંને કૉલમમાંથી ફિલ્ટર્સને જોડીને ચોક્કસ પ્રદેશમાં ફક્ત ચોક્કસ વ્યક્તિ માટેના રેકોર્ડ્સ પ્રદર્શિત કરી શકો છો.

વધુમાં, દરેક ફિલ્ટરના વિકલ્પોમાં, તમે ઍક્સેસ કરી શકો છો ટેક્સ્ટ, નંબર અથવા તારીખ ફિલ્ટર્સ ડેટા પ્રકાર પર આધાર રાખીને. કેટલાક ઉપયોગી વિકલ્પો છે:

સંબંધિત લેખ:

એક્સેલમાં કોષો અને સ્પ્રેડશીટ્સ કેવી રીતે ફોર્મેટ કરવા: તમારા દસ્તાવેજોને સુધારવા માટે સંપૂર્ણ માર્ગદર્શિકા અને ટિપ્સ

• ટેક્સ્ટ ફિલ્ટર્સ: બરાબર, સમાવે છે, શરૂ થાય છે, સમાપ્ત થાય છે, વગેરે.
• નંબર ફિલ્ટર્સ: કરતાં વધારે, કરતાં ઓછું, વચ્ચે, સરેરાશથી ઉપર, વગેરે.
• તારીખ ફિલ્ટર્સ: આજે, કાલે, આ મહિનો, ગયા વર્ષે, બે તારીખો વચ્ચે, વગેરે.

વધુ શક્તિશાળી સેગ્મેન્ટેશન માટે, તમે ઉપયોગ કરી શકો છો વૈવિધ્યપૂર્ણ ગાળકો, જ્યાં તમે વધુ ચોક્કસ શરતો વ્યાખ્યાયિત કરો છો. ઉદાહરણ તરીકે, €50 અને €100 ની વચ્ચેની કિંમતના ઉત્પાદનો અને "ઇલેક્ટ્રોનિક્સ" શ્રેણીમાં દર્શાવો.

ડેટાનું વર્ગીકરણ: માહિતીને ઉપયોગી રીતે કેવી રીતે ગોઠવવી

નું કાર્ય ઓર્ડર વલણોને હાઇલાઇટ કરવા અથવા વિઝ્યુલાઇઝેશન સુધારવા માટે તે આવશ્યક છે. તમે પસંદ કરેલા કૉલમના આધારે ચડતા ક્રમમાં (AZ, અથવા સૌથી ઓછાથી ઉચ્ચતમ) અથવા ઉતરતા ક્રમમાં (ZA, અથવા સૌથી વધુથી સૌથી ઓછા) સૉર્ટ કરી શકો છો.

ભૂલો વિના ડેટાને સૉર્ટ કરવા માટે કેટલીક ભલામણો:

• તપાસો કે તમારી પસંદગીમાં બધો ડેટા શામેલ છે પંક્તિઓને "લટકતી" અટકાવવા માટે.
• કસ્ટમ સૉર્ટિંગનો ઉપયોગ કરો ઉદાહરણ તરીકે, તમે જાતે સ્થાપિત કરેલી પ્રાથમિકતાઓની સૂચિના આધારે કસ્ટમ વંશવેલો બનાવવા માટે.
• તમે અનેક સળંગ કૉલમ દ્વારા સૉર્ટ કરી શકો છો: પહેલા એક દ્વારા, અને પછી પાછલા પરિણામોમાં બીજા દ્વારા (ઉદાહરણ તરીકે, પહેલા “વિભાગ” દ્વારા અને પછી દરેક કર્મચારીના “છેલ્લું નામ” દ્વારા).

આ રીતે, તમને સ્પષ્ટ યાદીઓ, તાર્કિક જૂથો અને સંબંધિત માહિતીની ઝડપી ઍક્સેસ મળશે.

ફિલ્ટર્સ અને સૉર્ટ્સ રીસેટ કરો અને દૂર કરો

તમે ગમે ત્યારે ફિલ્ટર્સ અને સૉર્ટ્સ દૂર કરો અથવા સંશોધિત કરોફિલ્ટર્સ દૂર કરવા માટે, તમે દરેક કોલમમાં તીર પર ક્લિક કરીને અને "બધા પસંદ કરો" પસંદ કરીને અથવા ડેટા ટેબમાંથી, "સાફ કરો" અથવા "ફિલ્ટર્સ દૂર કરો" પસંદ કરીને આમ કરી શકો છો. નોંધ: જો તમે ફાઇલ અન્ય લોકો સાથે શેર કરો છો, તો ગેરસમજ ટાળવા માટે જો કોઈ ફિલ્ટર્સ સક્રિય હોય તો તેમને જણાવવાનું ભૂલશો નહીં.

સૉર્ટિંગની વાત કરીએ તો, તમે ગમે તેટલી વખત માપદંડ બદલી શકો છો, અથવા કોષ્ટકને તેની મૂળ સ્થિતિમાં છોડી શકો છો, તેને પહેલા કૉલમ અથવા તમારી પસંદગીના કોઈપણ અન્ય સંદર્ભ દ્વારા ફરીથી ગોઠવી શકો છો.

પીવોટટેબલ્સમાં ડેટા ફિલ્ટર અને સૉર્ટ કરો

આ ગતિશીલ કોષ્ટકો પીવોટ કોષ્ટકો એ એક્સેલની મુખ્ય સુવિધાઓમાંની એક છે જે મોટા પ્રમાણમાં ડેટાનો સારાંશ, જૂથબદ્ધતા અને વિશ્લેષણ કરે છે. એકવાર તમે વિવિધ ડેટામાંથી પીવોટ કોષ્ટક બનાવી લો, પછી સૉર્ટિંગ અને ફિલ્ટરિંગ વિકલ્પો વધુ શક્તિશાળી બની જાય છે:

• પિવટ કોષ્ટકોમાં સૉર્ટ કરો: કોઈપણ ફીલ્ડ પર ક્લિક કરો (ઉદાહરણ તરીકે, કુલ વેચાણ અથવા ઉત્પાદન નામ) અને ચડતા ક્રમમાં અથવા ઉતરતા ક્રમમાં સૉર્ટ કરવાનું પસંદ કરો. તમે કોષ્ટકને તમને જોઈતા તાર્કિક ક્રમમાં સૉર્ટ કરવા માટે તમારા પોતાના કસ્ટમ માપદંડ પણ બનાવી શકો છો (ઉદાહરણ તરીકે, વિભાગની પ્રાથમિકતા સૂચિ).
• પિવટ કોષ્ટકોમાં ફિલ્ટરિંગ: દરેક ફીલ્ડ (પંક્તિ, કૉલમ અથવા મૂલ્ય) માટે ડ્રોપ-ડાઉન મેનૂનો ઉપયોગ કરીને ફક્ત તે શ્રેણીઓ, તારીખો અથવા મૂલ્યો પસંદ કરો જે તમે જોવા માંગો છો. તમે માહિતીને વિવિધ રીતે વિભાજિત કરવા માટે બહુવિધ ફિલ્ટર્સને જોડી શકો છો.
• અદ્યતન ફિલ્ટર્સ અને વિભાજન: તમે મૂલ્ય, લેબલ અથવા તારીખ ફિલ્ટર્સ ઉમેરી શકો છો, અને ફક્ત એક ક્લિકથી ફિલ્ટર્સને ગતિશીલ રીતે બદલવા માટે સ્લાઇસર્સ અને વિઝ્યુઅલ કંટ્રોલનો પણ ઉપયોગ કરી શકો છો.

તેમાંથી સૌથી વધુ મેળવવા માટે, ખાલી કોષો અથવા અસ્પષ્ટ ક્ષેત્રો વિના, બેઝ ટેબલને સારી રીતે બનાવવાનું યાદ રાખો, અને તમારા વિશ્લેષણના ઉદ્દેશ્યના આધારે વિવિધ પ્રકારના ફિલ્ટર્સ અને સૉર્ટિંગ વિકલ્પોનો લાભ લો.

ડેટા ફિલ્ટર અને સૉર્ટ કરતી વખતે થતી સામાન્ય ભૂલો (અને તેમને કેવી રીતે ટાળવી)

• અજાણતાં છુપાયેલી પંક્તિઓ: જો તમે આકસ્મિક રીતે ફિલ્ટર કરો અને તેને અક્ષમ કરવાનું ભૂલી જાઓ, તો તમને લાગશે કે ડેટા ખૂટે છે. આ સ્થિતિમાં ફાઇલ શેર ન કરવાનું ધ્યાન રાખો.
• ફક્ત એક જ કૉલમ સૉર્ટ કરો: આનાથી રેકોર્ડ્સ વચ્ચેનો પત્રવ્યવહાર તૂટી શકે છે. સૉર્ટ કરતા પહેલા સમગ્ર ડેટા રેન્જ પસંદ કરવી જરૂરી છે.
• પ્રકાર દ્વારા મિશ્ર ડેટા: જો કોઈ કૉલમમાં સંખ્યાઓ અને ટેક્સ્ટનું મિશ્રણ હોય, તો ફિલ્ટર્સ અને સૉર્ટ્સ અપેક્ષા મુજબ કામ ન પણ કરે.
• મર્જ કરેલા કોષો: તેઓ સૉર્ટિંગ અને ફિલ્ટર્સને અસર કરે છે. મુખ્ય કોષ્ટકમાં તેમને ટાળવું શ્રેષ્ઠ છે.

આ સમસ્યાઓનો અંદાજ લગાવવા માટે, હંમેશા તમારા ડેટાની સમીક્ષા કરો, વિશ્લેષણ કરતા પહેલા ફિલ્ટર્સનું પરીક્ષણ કરો અને જો કોઈ વિકલ્પ દેખાતો નથી તો એક્સેલની ઝડપી મદદનો સંપર્ક કરો.

વધુ કાર્યક્ષમ કાર્ય માટે અદ્યતન ટિપ્સ

• તમારી શ્રેણીને એક્સેલ કોષ્ટકમાં રૂપાંતરિત કરો ("દાખલ કરો > કોષ્ટક"): આ આપમેળે ફિલ્ટર્સ ઉમેરે છે, વિઝ્યુલાઇઝેશન સુધારે છે અને સ્ટ્રક્ચર્ડ ફોર્મ્યુલાનો ઉપયોગ કરવાની મંજૂરી આપે છે.
• શરતી ફોર્મેટ: ફિલ્ટરિંગ અથવા સૉર્ટ કરતી વખતે મહત્વપૂર્ણ ડેટા, ડુપ્લિકેટ્સ અથવા આઉટલાયર્સને હાઇલાઇટ કરવા માટે તેનો ઉપયોગ કરો.
• ડુપ્લિકેટ્સ દૂર કરો: ફિલ્ટર કરતા પહેલા, "ડુપ્લિકેટ્સ દૂર કરો" ટૂલનો ઉપયોગ કરો જેથી ખાતરી કરી શકાય કે તમે ફક્ત અનન્ય માહિતી સાથે જ કામ કરી રહ્યા છો.
• સૂત્રો સાથે ફિલ્ટર્સને કસ્ટમાઇઝ કરો: જો તમે જટિલ માપદંડો દ્વારા ફિલ્ટર કરવા માંગતા હો, તો તમે એવા સૂત્રો સાથે સહાયક કૉલમનો ઉપયોગ કરી શકો છો જે શરતોના આધારે "હા/ના" આપે છે, અને પછી તે પરિણામ દ્વારા ફિલ્ટર કરી શકો છો.

થોડી પ્રેક્ટિસ સાથે, આ અદ્યતન તકનીકો તમને મૂળભૂત ફિલ્ટર્સ અને સૉર્ટ્સથી ઘણા આગળ વધવામાં મદદ કરશે, જેનાથી તમે ખરેખર શક્તિશાળી અને દૃષ્ટિની રીતે સ્પષ્ટ વિશ્લેષણ બનાવી શકશો.

શેર કરેલી ફાઇલોમાં વાતચીત અને સહયોગના પાસાં

ટીમમાં કામ કરતી વખતે અથવા ફાઇલો શેર કરતી વખતે, ધ્યાનમાં રાખો કે બીજા કમ્પ્યુટર પર ફાઇલ ખોલતી વખતે પણ ફિલ્ટર્સ સક્રિય હોઈ શકે છે.જો અન્ય વપરાશકર્તાઓને લાગે કે ડેટા ખૂટે છે તો આ મૂંઝવણ પેદા કરી શકે છે. શ્રેષ્ઠ પ્રથા છે:

• સક્રિય ફિલ્ટર્સ હોય ત્યારે સૂચિત કરો ફાઇલ મોકલતા પહેલા.
• ફિલ્ટર્સ રીસેટ કરો શું પ્રાપ્તકર્તાએ બધી માહિતી જોવી જોઈએ.
• ટિપ્પણીઓ અથવા સૂચનાઓનો ઉપયોગ કરો એક્સેલમાં જ માહિતી કેવી રીતે વિભાજિત થાય છે તેના પર.

સ્માર્ટ સંગઠન અને વિભાજન સાથે તમારા ડેટા વિશ્લેષણમાં સુધારો કરો

એક્સેલમાં અસરકારક ડેટા મેનેજમેન્ટનો સંપૂર્ણ લાભ લેવાની જરૂર છે ફિલ્ટર, સૉર્ટ અને સેગ્મેન્ટેશન ટૂલ્સ. આ સંસાધનોનો યોગ્ય રીતે ઉપયોગ કરો તે ખાતરી આપે છે કે તમે હંમેશા સ્પષ્ટ, સંગઠિત અને અદ્યતન ડેટાબેઝ સાથે કામ કરો છો, જે વિશ્લેષણ, પરિણામોની રજૂઆત અને જાણકાર નિર્ણય લેવાની સુવિધા આપે છે. યોગ્ય સંગઠન તમને તમારી માહિતી પર સંપૂર્ણ નિયંત્રણ રાખવાની મંજૂરી આપે છે, ભૂલો ઘટાડે છે અને દરેક કાર્યમાં કાર્યક્ષમતા વધારે છે.

સંબંધિત લેખ:

શરતી વિશ્લેષણ માટે એક્સેલમાં IF ફંક્શન કેવી રીતે માસ્ટર કરવું: ઉદાહરણો અને ટિપ્સ સાથેની અંતિમ માર્ગદર્શિકા

આ યુક્તિઓમાં નિપુણતા મેળવવામાં થોડી મિનિટો વિતાવવાથી તમારા વિશ્લેષણની ગુણવત્તા અને ગતિમાં મોટો ફરક પડી શકે છે. તમે જેટલી વધુ પ્રેક્ટિસ કરશો અને વિવિધ વિકલ્પોનું અન્વેષણ કરશો, તેટલા જ તમને તમારા રિપોર્ટ્સને કસ્ટમાઇઝ કરવાની અને ડેટાને તમારી જરૂરિયાત મુજબ પ્રદર્શિત કરવાની રીતો મળશે, જેનાથી વધુ વ્યાવસાયિક અને અસરકારક કાર્ય પ્રાપ્ત થશે. આ માર્ગદર્શિકા શેર કરો જેથી વધુ વપરાશકર્તાઓ Excel માં ડેટાને કેવી રીતે સૉર્ટ અને ફિલ્ટર કરવો તે શીખી શકે..