એક્સેલમાં એકાઉન્ટિંગ અને ફાઇનાન્સ ફંક્શનનો ઉપયોગ કરો

એક્સેલ એકાઉન્ટિંગ અને નાણાકીય ક્ષેત્રોમાં સૌથી વધુ ઉપયોગમાં લેવાતા સાધનોમાંનું એક રહ્યું છે, મુખ્યત્વે તેની વૈવિધ્યતા, ઉપયોગમાં સરળતા અને નાના વ્યવસાયો અને મોટા કોર્પોરેશનોના નાણાકીય વિભાગો બંનેને અનુકૂલન કરવાની ક્ષમતાને કારણે. એકાઉન્ટિંગ મેનેજમેન્ટ માટે વિવિધ કાર્યક્રમો રચાયેલ હોવા છતાં, ઘણા વપરાશકર્તાઓ નાણાકીય ડેટાને કાર્યક્ષમ રીતે ગોઠવવા, વિશ્લેષણ કરવા અને પ્રસ્તુત કરવા માટે એક્સેલના એકાઉન્ટિંગ અને નાણાકીય કાર્યોનો ઉપયોગ તેમના પ્રાથમિક સાધન તરીકે કરવાનું ચાલુ રાખે છે.

બજેટિંગ, નફાકારકતા વિશ્લેષણ અને રોકડ પ્રવાહ નિયંત્રણથી લઈને કસ્ટમાઇઝ્ડ રિપોર્ટ્સ અને ડેશબોર્ડ્સ બનાવવા સુધી, એક્સેલ નાણાકીય અને એકાઉન્ટિંગ કાર્યોની વિશાળ શ્રેણી પ્રદાન કરે છે. આ લેખમાં વધુ જટિલ સોફ્ટવેરનો આશરો લીધા વિના, વ્યવસાય સંચાલનને સુધારવા માટે આ કાર્યોનો શ્રેષ્ઠ ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તે અંગે ચર્ચા કરવામાં આવી છે.

એક્સેલના એકાઉન્ટિંગ અને ફાઇનાન્સ ફંક્શનનો ઉપયોગ શા માટે કરવો?

એક્સેલ એકાઉન્ટિંગ જટિલતાના વિવિધ સ્તરોને અનુકૂલન કરવાની ક્ષમતા માટે અલગ પડે છે.ફ્રીલાન્સર્સ અને મોટા વ્યવસાયો બંને સ્પ્રેડશીટ્સનો ઉપયોગ આવક, ખર્ચ, ચૂકવવાપાત્ર અને પ્રાપ્તિપાત્ર ખાતાઓ, અવમૂલ્યન, કર અને ઘણું બધું રેકોર્ડ કરવા માટે કરી શકે છે.

સંબંધિત લેખ:

એક્સેલમાં ડેટા કેવી રીતે સૉર્ટ અને ફિલ્ટર કરવો: સૌથી સંપૂર્ણ અને કાર્યક્ષમ ટ્યુટોરીયલ

તેના મુખ્ય ફાયદાઓમાં આ છે:

• સુલભતા અને ઓછી કિંમતઘણી કંપનીઓ પાસે પહેલાથી જ માઈક્રોસોફ્ટ ઓફિસ સ્યુટ છે, તેથી એક્સેલનો ઉપયોગ કરવા માટે વધારાના રોકાણની જરૂર નથી.
• ટેમ્પ્લેટ્સ બનાવવા અને કસ્ટમાઇઝ કરવા માટે સરળ: તમને દરેક બિઝનેસ મોડેલને અનુરૂપ એકાઉન્ટિંગ બુક્સ, ગ્રાફ્સ, એમોર્ટાઇઝેશન ટેબલ અને કંટ્રોલ શીટ્સ ડિઝાઇન કરવાની મંજૂરી આપે છે.
• સંકલિત નાણાકીય કાર્યોએક્સેલમાં અદ્યતન નાણાકીય સૂત્રો શામેલ છે જે વર્તમાન મૂલ્ય, ભવિષ્યનું મૂલ્ય, વ્યાજ દર, વગેરે જેવી ગણતરીઓમાં મદદ કરે છે.
• વિઝ્યુઅલાઈઝેશન ડી ડેટા: ગતિશીલ કોષ્ટકો અને ગ્રાફનો ઉપયોગ કરીને, નિર્ણય લેવાની સુવિધા માટે દ્રશ્ય એકાઉન્ટિંગ રિપોર્ટ્સ જનરેટ કરી શકાય છે.

એક્સેલના મુખ્ય નાણાકીય કાર્યો

એક્સેલમાં સેંકડો ફોર્મ્યુલા છે, પરંતુ કેટલાક મુખ્ય કાર્યો છે જે ખાસ કરીને એકાઉન્ટિંગ અને ફાઇનાન્સ માટે ઉપયોગી છે. નીચે, અમે કેટલાક સૌથી વધુ ઉપયોગમાં લેવાતા ફોર્મ્યુલાઓનું અન્વેષણ કરીએ છીએ:

પીવી (વર્તમાન મૂલ્ય) કાર્ય

સૂત્ર =VA(દર, nper, pmt, , ) તેનો ઉપયોગ સમયાંતરે ચૂકવણી સાથે રોકાણના વર્તમાન મૂલ્યની ગણતરી કરવા માટે થાય છે. તે શક્યતા અભ્યાસ અને વ્યવસાય મૂલ્યાંકનમાં ખૂબ ઉપયોગી છે.

• દર: સમયગાળા દીઠ વ્યાજ દર
• nper: કુલ સમયાંતરે ચૂકવણી
• પીએમટી: દરેક સમયગાળામાં ચુકવણી કરવામાં આવી
• vf: ભવિષ્યનું મૂલ્ય (વૈકલ્પિક)
• વ્યક્તિ: 0 અથવા 1, સૂચવે છે કે ચુકવણી સમયગાળાની શરૂઆતમાં છે કે અંતે

FV (ભવિષ્ય મૂલ્ય) કાર્ય

કાર્ય =VF(દર, nper, pmt, , ) તે તમને સ્થિર વ્યાજ દર ધારીને ભવિષ્યમાં રોકાણ કેટલું મૂલ્યવાન હશે તેની ગણતરી કરવાની મંજૂરી આપે છે. તે નાણાકીય અંદાજો માટે આદર્શ છે.

દર કાર્ય (વ્યાજ દર)

સમયાંતરે ચુકવણી સાથેના વ્યવહારો પર વ્યાજ દરની ગણતરી કરવા માટે, અમે ઉપયોગ કરીએ છીએ =દર(nper, pmt, va, , , )નાણાકીય ઉત્પાદનોની સરખામણી કરવા માટે તે ચાવીરૂપ છે.

NPER (સમયગાળાની સંખ્યા) કાર્ય

તે તમને નક્કી કરવાની મંજૂરી આપે છે કે તમે રોકાણ અથવા દેવું કેટલા સમયગાળા માટે એકત્રિત કરશો અથવા ચૂકવશો. તે સૂત્ર સાથે લાગુ કરવામાં આવે છે =NPER(દર, pmt, va, , ).

PAY કાર્ય

સાથે =PMT(દર, nper, va, , ) દેવું ચૂકવવા માટે જરૂરી દરેક સામયિક ચુકવણીની રકમની ગણતરી કરીએ છીએ. લોન, ગીરો અથવા લીઝિંગ માટે ખૂબ જ ઉપયોગી.

અન્ય નોંધપાત્ર એકાઉન્ટિંગ અને આંકડાકીય કાર્યો

એક્સેલ એકાઉન્ટિંગ કાર્યો માટે જરૂરી આંકડાકીય અને ડેટાબેઝ કાર્યો પણ પ્રદાન કરે છે. તમારા નાણાકીય વ્યવસ્થાપનમાં આ કાર્યોનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તે વિશે વધુ જાણવા માટે, તમે અમારા એક્સેલમાં લુકઅપ અને રેફરન્સ ફંક્શન્સ માટેની સંપૂર્ણ માર્ગદર્શિકા.

• COUNT અને WILL COUNT: સંખ્યાત્મક મૂલ્યો સાથે અથવા વગર કોષોની ગણતરી કરો.
• COUNTIF અને COUNTIFS: એક અથવા વધુ શરતો પૂરી કરીને ડેટા ફિલ્ટર કરવા માટે ઉપયોગી.
• સરેરાશ IF અને સરેરાશ IF એકંદરે: સરેરાશ મૂલ્યો જે ચોક્કસ માપદંડોને પૂર્ણ કરે છે.
• મધ્યમ, મોડ, STDEV: એકાઉન્ટિંગ ડેટાના ઊંડા વિશ્લેષણને મંજૂરી આપે છે.

એકાઉન્ટિંગ મેનેજમેન્ટમાં એક્સેલના વ્યવહારુ ઉપયોગો

એક્સેલ ફક્ત ડેટા એન્ટ્રી ટૂલ કરતાં ઘણું વધારે છે.યોગ્ય ઉપયોગ સાથે, તે કોઈપણ એન્ટિટીની નાણાકીય માહિતી પર વ્યાપક નિયંત્રણ માટે પરવાનગી આપે છે. અહીં કેટલાક વ્યવહારુ ઉપયોગો છે:

લોન અને ક્રેડિટ લાઇન્સનું નિરીક્ષણ કરવું

એક્સેલમાં ઋણમુક્તિ કોષ્ટકો બનાવવાનું ખૂબ જ સરળ છે.આ શીટ્સ તમને માસિક ચૂકવણી, મુદ્દલ અને ચૂકવેલ વ્યાજ જોવાની મંજૂરી આપે છે. તમે વિવિધ નાણાકીય ઉત્પાદનોની તુલના પણ કરી શકો છો.

ટ્રેઝરી બજેટ

કસ્ટમાઇઝ્ડ એક્સેલ સ્પ્રેડશીટ્સનો ઉપયોગ કરીને સાપ્તાહિક અથવા માસિક ધોરણે રોકડ પ્રવાહનું નિરીક્ષણ શક્ય છે. ફક્ત બેંક બેલેન્સ સાથે જોડાયેલ ચુકવણી આગાહી શીટ બનાવો વધારાના ધિરાણની જરૂર છે કે નહીં તે જોવા માટે અથવા ખાતાઓ વચ્ચે ટ્રાન્સફર કરવા જોઈએ કે નહીં.

એકાઉન્ટિંગ રેકોર્ડ

સારી રીતે રચાયેલ એક્સેલ સ્પ્રેડશીટ ક્લાસિક જર્નલને બદલી શકે છે.આ કરવા માટે, વિવિધ ક્ષેત્રો માટે અલગ શીટ્સ સાથે ફાઇલ બનાવવાની ભલામણ કરવામાં આવે છે: જર્નલ, આવક, ખર્ચ, ઇન્વોઇસ, બેલેન્સ શીટ્સ, વગેરે.

બેંક અને એકાઉન્ટિંગ ખાતાઓનું સમાધાન

એક્સેલ બેંક ખાતાઓની સમીક્ષા કરવાનું અને સમાધાન કરવાનું સરળ બનાવે છે. શરતી સૂત્રો અને ગતિશીલ કોષ્ટકો તેઓ એકાઉન્ટિંગ વ્યવહારોને બેંક સ્ટેટમેન્ટ સાથે સરખાવવામાં મદદ કરે છે.

કસ્ટમ નાણાકીય અહેવાલો

દરેક વ્યવસાયની અનન્ય જરૂરિયાતો હોય છેએક્સેલ તમને વ્યવસાયના પ્રકાર પર આધારિત સંબંધિત ડેટા કાઢવા અથવા પ્રદર્શિત કરવા માટે એડહોક રિપોર્ટ્સ જનરેટ કરવાની મંજૂરી આપે છે: ઉત્પાદન દ્વારા નફાકારકતા, બજેટ વિચલનો, સંગ્રહ/ચુકવણી તારીખો, વગેરે.

પગારપત્રક અને માનવ સંસાધન એકાઉન્ટિંગ

એક્સેલનો આભાર, તે શક્ય છે ખર્ચ કેન્દ્રો દ્વારા પગાર, રોકડ, સામાજિક સુરક્ષા અને જૂથોનું આયોજન કરતા નમૂનાઓ બનાવો.આનાથી માસિક એકાઉન્ટિંગ એન્ટ્રીઓ આપમેળે જનરેટ થાય છે.

ડેશબોર્ડ અને ડેશબોર્ડ ડિઝાઇન

એક સારું ડેશબોર્ડ મેનેજરોને જાણકાર નિર્ણયો લેવામાં મદદ કરે છે. એક્સેલ તમને વ્યવસાયનો વધુ વ્યાપક દૃષ્ટિકોણ પ્રદાન કરવા માટે વિવિધ સ્પ્રેડશીટ્સને એકીકૃત માહિતી સાથે જોડવાની મંજૂરી આપે છે. નાણાકીય પરિસ્થિતિનો ઝાંખી. અહીં તમે ગુણોત્તર, KPI, ઇન્ટરેક્ટિવ ચાર્ટ અને સમય સરખામણીઓ પ્રદર્શિત કરી શકો છો.

એક્સેલમાં ઉપયોગી એકાઉન્ટિંગ ટેમ્પ્લેટ્સ

એક્સેલ અને ગુગલ શીટ્સ જેવા ઓનલાઈન ટૂલ્સ બંનેમાં ઘણા મફત ટેમ્પ્લેટ્સ ઉપલબ્ધ છે:

• આવક અને ખર્ચ પુસ્તક
• બેંક સમાધાન
• સરવૈયા
• રોકડ પ્રવાહ
• વાર્ષિક બજેટ

વધુમાં, ઘણા વપરાશકર્તાઓ તેમના રોજિંદા કાર્યોને બરાબર ફિટ કરવા માટે પોતાના નમૂનાઓ બનાવવાનું પસંદ કરે છે.

ફાઇનાન્સમાં એક્સેલનો સૌથી વધુ લાભ મેળવવા માટેની ટિપ્સ

• બહુવિધ શીટ્સ સાથે એક જ દસ્તાવેજનો ઉપયોગ કરો દરેક એકાઉન્ટિંગ પાસા માટે: આવક, ચુકવણીઓ, ગ્રાહકો, સપ્લાયર્સ, વગેરે.
• ડુપ્લિકેટ ફાઇલો ટાળોજો એક્સેલ બહુવિધ વપરાશકર્તાઓ દ્વારા સંશોધિત કરવામાં આવે છે, તો ક્લાઉડમાં કામ કરવું શ્રેષ્ઠ છે (Google ડ્રાઇવ, OneDrive).
• ઉપયોગના સ્પષ્ટ નિયમો સ્થાપિત કરો આ શીટ્સનો ઉપયોગ કરતા બધા કર્મચારીઓ માટે.
• સમયાંતરે દસ્તાવેજોની સમીક્ષા કરો ભૂલો અથવા જરૂરી સુધારાઓ શોધવા માટે એકાઉન્ટન્ટ્સ.

સંબંધિત લેખ:

એક્સેલમાં SUM, AVERAGE, MAX અને MIN ફોર્મ્યુલાનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તેની સંપૂર્ણ માર્ગદર્શિકા

એકાઉન્ટિંગમાં એક્સેલના ફાયદા અને મર્યાદાઓ

ફાયદા

• કોઈ વધારાનો ખર્ચ જરૂરી નથી, કારણ કે ઘણી કંપનીઓ પાસે પહેલેથી જ ઓફિસ છે અથવા તેઓ લિબરઓફિસ જેવા મફત વિકલ્પોનો ઉપયોગ કરી શકે છે.
• માહિતીનું કેન્દ્રીકરણ: બધા ડેટા કમ્પ્યુટર પર સુલભ એક જ ફાઇલમાં હોઈ શકે છે.
• સમૃદ્ધ વિઝ્યુલાઇઝેશન: ચાર્ટ, રંગો, ફિલ્ટર્સ, વગેરે ડેટાને વધુ સારી રીતે સમજવામાં મદદ કરે છે.
• બહુવિધ ઉપયોગો માટે અનુકૂળ: ખર્ચ નિયંત્રણથી પગારપત્રક અથવા ઇન્વેન્ટરી મેનેજમેન્ટ સુધી.

ગેરફાયદા

• તે કાનૂની અથવા કર ફેરફારો સાથે આપમેળે અપડેટ થતું નથી.. મેન્યુઅલ જાળવણી જરૂરી છે.
• ટીમમાં કામ કરવામાં મુશ્કેલી, સિવાય કે ક્લાઉડમાં ઉપયોગમાં લેવાય.
• પ્રદર્શન મુદ્દાઓ મોટા પ્રમાણમાં ડેટા સાથે.
• માનવીય ભૂલની શક્યતા જો ઉપયોગના સ્પષ્ટ નિયમો સ્થાપિત ન હોય.

એક્સેલને બદલે એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેરનો ઉપયોગ ક્યારે કરવો જોઈએ?

સરળ કામગીરી માટે, એક્સેલ પૂરતું હોઈ શકે છે. જોકે, જ્યારે વ્યવહારોની જટિલતા અને વોલ્યુમ વધે છે, વિશિષ્ટ એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર પર સ્થાનાંતરિત કરવાની સલાહ આપવામાં આવે છે.

આ કાર્યક્રમોના કેટલાક ફાયદા છે:

• સ્વચાલિત અપડેટ જનરલ એકાઉન્ટિંગ પ્લાન અથવા કર કાયદામાં ફેરફારની સ્થિતિમાં.
• બેંકો, ઈ-કોમર્સ અથવા ટેક્સ એજન્સીઓ સાથે જોડાણ.
• એકાઉન્ટિંગ એન્ટ્રીઓનું ઓટોમેશન અને રીઅલ-ટાઇમ રિપોર્ટિંગ.
• વધુ સુરક્ષા અને ઍક્સેસ નિયંત્રણ વપરાશકર્તા ભૂમિકાઓ દ્વારા.

હોલ્ડેડ જેવા ERP સોલ્યુશન્સ છે જે એકાઉન્ટિંગ, ઇન્વોઇસિંગ, ઇન્વેન્ટરી, પેરોલ અને વધુને એક જ વાતાવરણમાં એકીકૃત કરે છે જે ગમે ત્યાંથી સુલભ છે.

સંબંધિત લેખ:

એક્સેલમાં કોષો અને સ્પ્રેડશીટ્સ કેવી રીતે ફોર્મેટ કરવા: તમારા દસ્તાવેજોને સુધારવા માટે સંપૂર્ણ માર્ગદર્શિકા અને ટિપ્સ

એક્સેલના એકાઉન્ટિંગ કાર્યોમાં નિપુણતા મેળવવાથી માત્ર ચપળ અને કસ્ટમાઇઝ કરી શકાય તેવા નાણાકીય નિયંત્રણની સુવિધા મળતી નથી, પરંતુ ખર્ચ અને સમય પણ બચે છે. ભલે તમે સ્વ-રોજગાર ધરાવતા હો, SME હો, કે ફાઇનાન્સ ટીમનો ભાગ હો, તમારી સ્પ્રેડશીટ્સને યોગ્ય રીતે ગોઠવવા માટે સમય કાઢવાથી વધુ વ્યાવસાયિક સંચાલન થાય છે, જેમાં ડેટાની વધુ સારી દૃશ્યતા અને વ્યવસાયિક નિર્ણય લેવા માટે વાસ્તવિક સમર્થન મળે છે. આ માર્ગદર્શિકા શેર કરો અને અન્ય લોકોને એક્સેલના એકાઉન્ટિંગ અને ફાઇનાન્સ કાર્યોનો ઉપયોગ કરવામાં મદદ કરો..